Détails de la société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B. compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B. a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Notre activité consiste à effectuer des tests de filiation, principalement dans un contexte d’immigration (regroupement familial) mais également dans un cadre judiciaire ou purement privé. Nous sommes donc confrontés à un large panel d’interlocuteurs qui comprend des réfugiés, des migrants, des responsables de services publiques fédéraux (Ministère des Affaires Etrangères, Office des Etrangers, service des tutelles), les ambassades de Belgique, avocats, juges et citoyen lambda, …. Il est donc indispensable de disposer d’un excellent sens de la communication, de patience et d’empathie, les dossiers traités pouvant s’avérer délicats. Une bonne connaissance des 3 langues est très utile.

Vos principaux rôles et responsabilités :

• Permanence téléphonique : 1^e ligne pour répondre aux clients et fournir les informations requises aux tests de filiation dans le respect de notre philosophie de travail, fixation de rendez-vous, ….

• Encodage dans le SIL propre au service

• Réception et enregistrement de prélèvements biologiques (principalement sang spotté sur cartes FTA, pas de risque biologique)

• Préparation de rapports d’expertise et de divers documents (convocations, consentements, …)

• Gestion partielle de la comptabilité propre au service (encodage des paiements, notes de débours, paiement de factures diverses)

• Effectuer un suivi auprès de divers organisations quand nécessaire (Office des Etrangers, Tribunaux, ambassades, …)

• Gestion de rendez-vous

• Participation à la rédaction et à la correction de documents qualité, éventuellement participation à la mise à jour des documents qualité au niveau de KaliLab

• Tâches basiques de secrétariat : gestion des fournitures de bureau, archivage, photocopies, …

Profil

• Bonnes connaissances en français, néerlandais et anglais, principalement oral pour le néerlandais et l’anglais, l’écrit est un plus

• Bonne maîtrise de la suite Office, expérience souhaitée dans les systèmes informatiques de laboratoire (SIL)

• Excellent sens de la communication

• Aisance rédactionnelle

• Savoir établir les priorités

• Qualités relationnelles, grande capacité d’adaptation, patience et empathie

• Dynamisme, rigueur, autonomie, débrouillardise et organisation (il faut par exemple être capable de créer, organiser et tenir à jour un classement efficace)

• Ouverture d’esprit à l’apprentissage de nouvelles tâches

• Une expérience en qualité (Normes 17025 et 15189) est un atout

Offre

• Un contrat de remplacement en temps plein (Horaire 8h30 – 17h ou 9h – 17h30 à convenir)
• Une rémunération attractive assortie d’avantages extra-légaux (chèques repas, assurance groupe, jours de congés extra-légaux)
• La possibilité d´accès à une crèche
• L’hôpital est accessible en métro, le parking est gratuit