Description de fonction

008/2019 CHU BXL - Assistant(e) de direction - CDD - 38h

Fonction

Mission :

L’Assistant(e) de Direction assiste l’Administrateur Délégué ainsi que la Direction Juridique dans l’organisation et la gestion de leurs activités, ainsi que dans la conception et la mise en œuvre des projets qui lui sont confiés. Plus particulièrement, il organise les projets de gestion documentaire et de classification électronique.

Il tient le secrétariat des différents organes du CHU de Bruxelles et à ce titre notamment envoie les convocations et OJ, rédige les procès-verbaux, effectue les recherches liées aux prises de décision antérieures….

Il organise les réunions demandées et veille à la circulation de l’information au sein des organes du CHU de Bruxelles.

Il répartit son temps harmonieusement entre les différentes activités

Vos tâches et responsabilités principales :

Secrétariat Général :

  • Mettre en place et assurer le fonctionnement administratif, en tenant compte des exigences légales et des délais à respecter, de l’Administrateur Délégué et du Département Juridique du CHU de Bruxelles ; ainsi :
    • préparer les réunions internes et externes de façon optimale (préparation des dossiers et des présentations, invitations et réservation des salles de réunion, suivi,…)
    • Veiller à la gestion optimale des comités et donc des agendas de l’administrateur délégué du CHU de Bruxelles et des personnes concernées, en collaboration avec les directions des hôpitaux, les directions des services de support, la faîtière IRIS, les instances politiques,…
    • Gérer les priorités quotidiennes et les éventuels changements avec la diplomatie et la flexibilité nécessaire.
    • Gérer les tâches courantes de secrétariat (accueil, classement, courrier, téléphone, rédaction des procès-verbaux si nécessaire, dactylographie…)
  • Etre la personne de référence pour les communications des directions vers les instances ou collaborateurs (préparation des communications, relecture des traductions, bonne diffusion de l’information,…)

Achats et Logistique :

  • Commande des fournitures de bureau & matériels et biens divers
  • Inventaire et gestion des stocks
  • Supervision des activités logistiques diverses (livraisons, entretien)
  • Suivi des factures et budgets

Département juridique :

Il participe au classement des dossiers, classe les revues juridiques et veille à leur bonne réception, effectue le travail administratif de suivi (actualisation de documents, envoi de lettres, photocopies,….). Il assure aussi l’accueil téléphonique et l’orientation des demandes.

Projets :

  • Participer à l’élaboration et la standardisation des procédures
  • Contribuer à la mise en place et au suivi du projet « Gestion Documentaire » au sein du Département Juridique (gestion des documents d’activité et de la documentation, scannage, archivage, respect des règles pour l’arborescence et le nommage, relation avec les fournisseurs….)

Profil

Conditions d’accès

Candidats internes :

  • Posséder une licence universitaire ou un Master
  • Satisfaire aux conditions du profil
  • Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme
  • Satisfaire à l’examen de promotion

Candidats externes :

  • Posséder au minimum un Master en lien avec la fonction
  • Satisfaire aux conditions du profil
  • Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme
  • Satisfaire à l’examen de sélection

Hiérarchie : Administrateur délégué du CHU de Bruxelles

Horaire : 38h/semaine

Date d’entrée en fonction : 09/09/2019

Date de fin de contrat : 03/01/2020

Profil recherché pour la fonction

  • Bonne connaissance des logiciels de bureautique et de rendez-vous;
  • Etre proactif, polyvalent et organisé ;
  • Etre capable de prioriser les tâches en toute autonomie;
  • Sens de l’organisation, dynamisme et rigueur;
  • Enthousiasme et bon sens relationnel
  • Structuré, rigoureux et fiable
  • Sens des priorités et respect des échéances
  • Bonne communication orale et écrite en français et néerlandais
  • Orientations service et solutions
  • Diplomatie et respect de la confidentialité
  • Bonne gestion du temps
  • Discrétion et respect du secret professionnel

Langue

FR/NL

Offre

Barème de rémunération

  • Assimilé au grade de : Secrétaire d’administration
  • Montants annuels à temps plein : Echelle barémique (charte sociale) : A1 1/2/3

Min. : 36 685.32 € indexés

Max. : 58 351.24 € indexés

Le maximum est atteint après 23 ans d’ancienneté pécuniaire.

Taux actuel de liquidation : 1.7069

  • Publiée le:lun. 8 juillet 2019
  • Lieu: Bruxelles
E-mail
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