Description de fonction

Administrative assistant - secrétariat du Service de médecine oncologique (H/F/X) CDI - 38h

Détails de la société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. Le HUB compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. Le HUB a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble .

L’Institut Jules Bordet est un hôpital public et académique entièrement consacré aux patients atteints de maladies cancéreuses.

Fonction

Vous assurez un support administratif général des activités du Service de médecine oncologique, comprenant notamment les tâches suivantes :

  • Gestion de l’agenda Outlook (prise de RDV, télé/visio-conférences, …)
  • Gestion du téléphone et des contacts
  • Suivi du courrier et des e-mails
  • Organisation de réunions et prise de note (PV), organisation/gestion de séminaires, d’événements divers et de congrès (présentiel et virtuel)
  • Organisation de voyages scientifiques/séminaires/symposia : financement, logistique, planning, diapositives, contrats et notes de frais
  • Mise à jour du CV des médecins
  • Soumission et suivi des publications
  • Préparation de présentations PowerPoint
  • Encadrement d’étudiants/stagiaires/visiteurs, médecins étrangers (accueil, planning, démarches administratives)
  • Gestion de tout type de dossiers
  • Aide administrative générale

La fonction implique de pouvoir passer continuellement d’un sujet à l’autre et de gérer des échéances parfois très courtes. Les activités de recherche se déroulant dans un contexte international, de nombreux courriers et contacts sont traités en anglais.

Vous faites partie d’une équipe et à ce titre, vous assurez le remplacement de certain(es) collègues en cas d’absence.

Profil

Profil :

  • Niveau d’étude minimum : bachelier, de préférence en secrétariat ou expérience équivalente
  • Très bon niveau de communication verbale et écrite
  • Excellente connaissance de l’anglais oral et écrit
  • Excellente connaissance de PowerPoint et de Word + maîtrise de MS Outlook et d’Internet (bonne connaissance d’Excel et de Teams est un plus)
  • Bonnes capacités organisationnelles, rapide et dynamique, bonne gestion du temps et des priorités
  • Esprit d’initiative
  • Bonne résistance au stress
  • Discrétion et confidentialité

Conditions d’accès :

  • Titulaire d’un bachelier
  • Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l’examen Selor)
  • Satisfaire à l’examen de sélection

Offre

Offre

  • Contrat à temps plein (38h/semaine) à durée indéterminée

Echelle barémique du secteur public (charte sociale)

  • Assimilé au grade de : Secrétaire Administratif
  • Montants annuels à temps plein : Echelle barémique (charte sociale): B 1/2/3

Min. :

29198,0149

€ (index : 1.8476)

Max. :

51528,6566

€ (index : 1.8476)
Le maximum est atteint après 27 ans d’ancienneté pécuniaire.

Des avantages extra légaux :

  • des chèques repas d’une valeur de 7,30€
  • des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
  • une intervention (80% et 100%STIB) dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
  • une prime annuelle d’attractivité
  • une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
  • 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)

  • Publiée le:jeu. 19 mai 2022
  • Lieu: Anderlecht
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