Description de fonction

Secrétaire de service – service de psychologie (h/f/x)

Détails de la société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’HUB compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’HUB a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Secrétaire de service – service de psychologie (h/f/x)

Description générale de la fonction :

En tant que secrétaire vous êtes en charge de l’accueil et des tâches administratives générales.

Vos principaux rôles et responsabilités :

  • Vous recevez les appels téléphoniques et, en fonction de la demande, fournissez les informations ou orientez vers le destinataire adéquat
  • Vous analysez la demande, dépistez les urgences, orientez les usagers vers les membres de l’équipe du service de psychologie, les services administratifs ou médicaux adaptés
  • Vous contactez et assurez un suivi auprès des organismes extérieurs
  • Vous assurez la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant
  • Vous gérez les documents et la documentation. Vous classez et mettez à jour les données
  • Vous mettez à jour la liste d’étudiants en attente de stage et accueillez les stagiaires. Vous assurez un suivi des demandes de stage.
  • Vous encodez les prestations dans le logiciel horaire Staff Planner
  • Vous gérez l’agenda du chef de service
  • Vous rédigez les PV des réunions de service
  • Vous gérez le stock de matériel de bureau
  • Vous améliorez les procédures, les outils, le classement
  • Vous formez les stagiaires en secrétariat

Profil

  • Vous êtes titulaire d’un diplôme de Bachelier en Secrétariat
  • Vous avez idéalement une expérience dans un service hospitalier en lien avec les patients ou l’extérieur
  • Une maîtrise de la Suite Office est indispensable
  • Une bonne connaissance du néerlandais et de l’anglais est un atout
  • Une connaissance d’Easy Archive et de Staff Planner est un atout
  • Vous êtes à l’aise au téléphone et appréciez travailler avec cet outil
  • Vous êtes organisé(e)
  • Vous faites preuve de précision et de rigueur
  • Vous faites preuve de tact, de discrétion, de diplomatie, d’empathie et êtes résilient(e)
  • Vous avez une bonne gestion du stress
  • Vous travaillez efficacement et faites preuve d’esprit d’équipe
  • Vous avez de l’initiative et êtes débrouillard(e)
  • Vous communiquez aisément tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en restant efficace
  • Vous êtes polyvalent(e)

Offre

  • Un contrat de remplacement temps plein
  • L’opportunité d’exercer une fonction variée

Intéressé(e) ?

Envoyez votre cv et lettre de motivation, à l'attention de Janesz Dierickx, HR Partner, via notre formulaire en ligne

  • Publiée le:lun. 28 novembre 2022
  • Lieu: Site Anderlecht
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