Fonction

Le LHUB - ULB est le laboratoire de biologie clinique commun aux cinq hôpitaux partenaires que sont : Institut Jules Bordet, CHU Brugmann, Hôpital Erasme, Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola et CHU St Pierre. C’est un des plus grands laboratoires hospitaliers de Belgique. Il dispose d’un équipement de pointe et recouvre quatre sites d’exploitation pour un total de près de 20 millions d’analyses par an.

Ses équipes pluridisciplinaires comportent plus de 400 personnes et œuvrent au quotidien à la prise en charge optimale des patients à travers ses divers axes d’activité :

• La participation au diagnostic clinique
• La recherche clinique et translationnelle
• Les partenariats d’innovation nationaux et internationaux
• La gestion d’une biobanque
• L’enseignement au sein de l'Université Libre de Bruxelles et de diverses Hautes Ecoles.

La stratégie organisationnelle du LHUB est basée sur une structure consolidée avec une centralisation de la majorité de ses activités sur un plateau technique central situé au cœur de Bruxelles, ainsi que le déploiement de laboratoires de sites situés au sein des établissements hospitaliers assurant les activités d'urgence et une réponse appropriée aux spécificités de chacun des hôpitaux partenaires.

Missions

• S’occupe et est garant de l’ensemble des processus comptables de A à Z
• Réalise les opérations comptables quotidiennes (factures achats/ventes, opérations diverses, écritures de paies, amortissements) en accord avec les règles d’évaluation de l’association et les dispositions légales et fiscales
• Réalise les opérations de clôtures périodiques et de la clôture annuelle
• Prépare, analyse et exécute les paiements et l’encodage des financiers
• Est responsable avec le chef comptable de la réalisation des déclarations TVA et des déclarations fiscales et légales
• Analyse et répond aux demandes des différents stakeholders de l’association : employés, réseaux, clients, fournisseurs, banques, fiscalistes, autorités publiques, réviseurs d’entreprise
• Supervise en soutien du responsable financier et des équipes de management les différents projets relatifs à l’activité du laboratoire et à ses objectifs stratégiques : digitalisation des opérations, amélioration du reporting financier et du contrôle interne, maitrise du coût de production et du prix de transfert et optimisation des opérations de trésorerie
• Est garant, contrôle et assure la conformité aux règlementations fiscales et comptables générales et spécifiques au secteur hospitalier et en particulier à la biologie clinique

Activités et tâches

Achats

• Gère et supervise le rapprochement des paiements et des comptes fournisseurs
• Crée les fournisseurs dans le logiciel comptable
• Encode les factures dans le logiciel comptable
• Contrôle la justification des pièces comptables
• Contrôle, analyse et supervise la résolution des problèmes liés à la facturation achats (absence de documents, validation des pièces, modification des imputations comptables)
• Est garant de l’enregistrement et de la comptabilisation des investissements en adéquation avec les normes comptables et les règles d’évaluation
• Supervise et contrôle les réclamations fournisseurs et assure la résolution des blocages de paiements

Ventes

• Etabli les factures de ventes sur bases des informations d’activité
• Encode les factures dans le logiciel comptable et les envoie chez le client
• Etabli les déclarations de créances avec le chef comptable
• Gère le rapprochement des paiements et des comptes clients
• Contrôle et supervise la justification des pièces comptables
• Contrôle, analyse et supervise la résolution des problèmes liés à la facturation des ventes (absence de documents, validation des pièces, modification des imputations comptables)

Trésorerie

• Assure l’encodage des transactions bancaires
• Assure en collaboration avec le chef comptable et le responsable financier le suivi du plan de trésorerie
• Gère et supervise le suivi et l’encodage des financements complémentaires
• Prépare la liste des paiements, est garant de la dernière vérification des documents avant toute proposition de paiement en soutien du chef comptable et signe si nécessaire

Clôtures comptables

• Participe à l’ensemble des travaux de clôtures comptables périodiques et annuelle
• Assure la justification des comptes généraux et analytiques
• Elabore les déclarations TVA et autres dispositions fiscales et légales
• Analyse et supervise le calcul des différentes provisions comptables
• Encode les opérations diverses
• Contrôle les documents comptables transmis par d’autres services
• Supervise le traitement et l’encodage de toutes les pièces émanant des associés (mise à disposition du personnel, SLA, refacturation de frais, loyers)
• Contrôle les pièces comptables émanant des associés et est garant du respect de l’application des conventions et du ROI
• Réalise et documente les travaux de contrôle interne financier en accord avec les règles de l’association en collaboration avec le chef comptable et le responsable financier
• Contrôle et analyse la tenue et l’emploi des comptes généraux
• Participe à l’élaboration du dossier d’audit financier externe
• Ouvre et clôture les périodes comptables
• Analyse et supervise la tenue des comptes promotionnels, des bourses et le suivi auprès des différents intervenants de l’institution
• Est garant de la comptabilité analytique et de l’emploi des centres de frais adéquats

Information financière

• Analyse les écarts des comptes généraux et participe à l’élaboration des états financiers et des tableaux de bords et d’outils d’aide à la décision
• Analyse et répond aux demandes d’information financière provenant de services internes et externe à l’association
• Est garant de la bonne circulation des informations concernant la facturation mutuelle et patient et les problèmes de contentieux

Management, projets

• Exerce toutes les tâches de supervision et de contrôle déléguées par le chef comptable
• Est garant de la continuité du service en cas d’absence du chef comptable
• Encadre et supervise la formation continue de nos nouvelles procédures et collaborateurs
• Supervise la mise en œuvre de projets d’optimisation de la tenue et de l’usage des comptes (ex : digitalisation de l’encodage, module amortissement, ventilation des charges, workflow d’approbation, etc.)
• Supervise et contrôle la démarche qualité et la conformité des procédures et leur application dans le respect de notre norme ISO 15189
• Est garant de la résolution systématique et structurelle des problèmes du processus de réconciliation d’un document comptable avec sa réalité économique
• Se tient informé de l’évolution de la législation en matière de TVA, impôts, fiscalité et autres domaines se rapportant au département financier

Profil

• Avoir des connaissances du fonctionnement des institutions de santé est un atout
• Maîtriser des outils de bureautique indispensables à son activité (tableur, base de données, logiciels comptables, etc.)
• Rigoureux, autonome, structuré, analytique, orienté IT
• Met le besoin du collaborateur et du besoin de gestion au cœur de ses préoccupations
• Aptitude de communication, d’empathie, d’écoute et d’assertivité

Conditions d’accès

• Satisfaire à l’examen de sélection et aux conditions du profil

Pour les candidats du réseau IRIS

• Par application de la Charte sociale, les candidats à une promotion devront disposer d’une ancienneté de 3 années dans le niveau C
• Formation de niveau supérieur de type bachelier en comptabilité (ou équivalent)
• Expérience de 1 à 3 années
• Le candidat devra satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (français/néerlandais) ou être disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail)

Pour les candidats d’Erasme

• Formation de niveau supérieur de type bachelier en comptabilité (ou équivalent)
• Expérience de 1 à 3 années

Pour les candidats externes

• Formation de niveau supérieur de type bachelier en comptabilité (ou équivalent)
• Expérience de 1 à 3 années

• Le candidat devra satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (français/néerlandais) ou être disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail)

Offre

• Une fonction enrichissante et variée dans un environnement de travail universitaire et à visage humain, doté d’un équipement de pointe.
• Pour le candidat externe : un CDI à temps plein (38h/semaine) dans le secteur public (employeur : Hôpital Saint-Pierre) – échelle barémique IFIC 14.
• Si l’emploi est obtenu par un membre du personnel d’Erasme, il maintiendra son contrat du privé et donc les conditions y associées.

Quant à celui qui est actuellement engagé/nommé au sein du secteur public, il maintiendra son contrat initial/sa nomination et donc les conditions y associées.

• • Echelle barémique : IFIC 14 / Charte sociale B1 B2 B3

• De multiples avantages aux collaborateurs : des chèque-repas, une intervention dans les frais de transport en commun, des avantages dans les soins médicaux…
• Minimum 29 jours de congés (légaux et extra-légaux)
• Prime de bilinguisme de 150€ bruts sous réserve de la remise de l’attestation du Selor - article 10 ou 12 (uniquement d’application pour le personnel du public et les candidats externes)
• Date d’entrée en fonction : dès que possible

Modalités d’introduction des candidatures

Les candidatures (CV+ lettre de motivation) sont à envoyer via le site d’emploi de nos hôpitaux partenaires.

Des informations sur le poste peuvent être obtenues auprès de Nathan Ubfal, Responsable financier – nathan.ubfal@lhub-ulb.be – 02 435 20 07

Pour plus d’informations concernant la procédure de recrutement, contactez Leïla Wolteche, responsable recrutement et développement des compétences, leila.wolteche@lhub-ulb.be - 02 435 22 13.