Détails de la société

L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. L’H.U.B compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L’H.U.B a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble.

Fonction

Objectifs:

Effectuer des travaux de secrétariat et assurer un rôle de relais afin d'apporter un soutien administratif maximal au(x) membre(s) de la direction.

Assurer la bonne gestion du secrétariat d’un ou plusieurs médecins afin que les consultations et examens soient réalisés dans les meilleures conditions et que les protocoles et résultats soient transmis dans les délais impartis.

Tâches:

Sous la responsabilité opérationnelle du Médecin Chef de Service, et fonctionnelle de la Secrétaire Responsable de Pôle :

- Se charger du secrétariat du responsable hiérarchique

• Répond aux appels téléphoniques entrants, les filtre, donne les renseignements d'ordre courant et transfère les appels si nécessaire;
• Gère l'agenda, assure le suivi des rendez-vous et gère les priorités;
• Etablit les compte-rendus des réunions qui peuvent avoir un caractère technique;
• Accueille les visiteurs et les patients, les oriente et répond à leurs questions;
• Fait le classement du courrier, de la documentation et des archives de la direction ainsi que les dossiers médicaux patients;
• Assure l'organisation de réunions internes et externes (réservation de salle, invitation, etc.);

- Préparer des dossiers

• Prépare des rapports et des dossiers de manière autonome, rassemble le cas échéant les informations nécessaires à leur préparation et en assure le suivi;

- Autres activités

• Organise des évènements internes ou externes;
• Gère l'économat: commande le matériel de bureau suivant le stock et après approbation;
• Parraine des stagiaires/jobistes.

• Effectuer des tâches administratives

• • Gère les dossiers des patients :
  • Dactylographie différents documents transcrits sur base écrite ou orale (ex. dictaphone): rapports des patients/résidents, protocoles, lettres de sortie pour les médecins traitants, formulaires de transfert, formulaires d’admission,…;
  • Vérifie si les dossiers sont complets et si tous les documents sont correctement remplis, par ex. en cas d’une mise sous protection, et rapporte les problèmes à ce propos au supérieur;
  • Classe et archive les rapports et dossiers en concertation avec le service archives;
  • Trie, répartit et assure l'envoi du courrier interne et externe;
  • Reçoit les appels téléphoniques, les transmet aux personnes concernées ou prend note d'un message si nécessaire;
  • Suit les conventions si existantes dans le département médical ;
  • Gère l’administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d’impression des dossiers médicaux, etc.)
  • Assiste la résolution de problèmes bureautiques avec l’aide du helpdesk

Profil

Formation:

• Niveau secondaire supérieur ou bachelier en secrétariat, gestion administrative, ou formation équivalente.

• Compétences techniques

  • Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, Excel, logiciels médicaux ou hospitaliers).

  • Très bonne rapidité et précision en dactylographie, y compris sous dictée audio.

  • Maîtrise des règles de confidentialité et du secret médical.

  • Capacité à gérer des documents techniques et médicaux.

  • Organisation d’agendas complexes et coordination logistique.

  Compétences comportementales

  • Sens élevé de la discrétion et de la confidentialité.

  • Rigueur, précision et sens du détail.

  • Capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches simultanément.

  • Aisance relationnelle et sens de l’accueil.

  • Autonomie tout en travaillant en coordination avec l’équipe médicale.

  • Gestion du stress et réactivité.

  • Esprit d’initiative et polyvalence.

Langue

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ brut sous réserve de la remise du Selor Art. 10)

Offre

• Un contrat à durée indéterminée de 38h semaine.
• Des avantages extra légaux :
• Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• Le remboursement à 100% de l’abonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
• Une prime annuelle d’attractivité
• Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ brut (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
• 29 jours de congé
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).